Система планирования рабочей загрузки сотрудников

Автоматизировали оценку и планирование загрузки сотрудников для сервисной компании, обслуживающей ЖД Швейцарии

Ситуация

Клиент - сервисная железнодорожная служба из Швейцарии. Занимается ремонтным обслуживанием и созданием систем безопасности для ж/д. Всего в штате компании 130 сотрудников по всей стране. Сотрудники выезжают на объекты для проведения сервисных работ.

Весь учет затраченного времени ранее велся в Excel. Менеджер собирал отчеты от сотрудников и загружал их в SAP ERP для выставления в системе счетов на оплату.

Клиент хотел более современный и быстрый способ ведения административной деятельности - цифровой, простой и удобный.

Цель проекта - разработка модуля для управления уровнем загрузки персонала согласно бизнес-требованиям заказчика.

Задачи:

  1. Автоматизация сбора данных сотрудников и выгрузки их в SAP для подготовки счетов на оплату.
  2. Разработка общей сводки загрузки по сотрудникам и проектам.
  3. Автоматизация формирования отчетов для клиента.
  4. Гибкость системы разграничения прав доступа для пользователей и их групп.
  5. Интеграция системы с модулем трекинга рабочего времени сотрудников.
  6. Разработка мобильного приложения для полевых сотрудников.
Решение
  • Доработка технического задания от клиента. Разработчики доработали техническое задание клиента, внесли в него важные детали. Это позволило дать точную оценку времени выполнения и подготовить расчет стоимости.
  • Разработка велась по гибкой методологии Scrum. В первую итерацию мы подготовили общую сводку загрузки по сотрудникам и проектам, получили обратную связь о необходимости фильтрации, разграничении прав доступа пользователей. Во вторую итерацию клиент попросил нас включить 3 типа отчетов - по прибыли, загрузке сотрудников и проектам.
  • Планирование загрузки сотрудников, 1 отчет. Информация подтягивается из системы учета рабочего времени: в ней фиксируются любые отсутствия сотрудников - отгулы, отпуска, больничные, персональные запросы. Информация выгружаются за разные периоды. На основе данных формируется наглядный график загрузки: на нем отображается количество рабочих часов за период и объем запланированной работы на эти часы. Это упрощает анализ загруженности сотрудников.
  • Проекты, 2 отчет. В нем находится запланированное время по проектам.
  • Прибыль, 3 отчет. В нем фиксируется плановая прибыль по проектам. Отчет формируется исходя из запланированной нагрузки сотрудников, проектных часов и почасовой оплаты персонала. Это упрощает и ускоряет процесс прогноза прибыли.
  • Разработка функционала конечного модуля. В него входит 2 компонента. Первый компонент - доступная всем пользователям сводка по загрузке + 3 отчета, доступные только менеджерам. Второй компонент - свободное планирование. Там менеджеры вносят необходимую информацию для решения задач, делают заметки.
  • Интеграция с SAP. В ней у клиента хранится информация по проектам - она подтягивается в общую сводку нашей системы; 2 типам часовой ставки - базовой ставке сотрудника и его ставке в рамках проекта - данные уходят в отчет по прогнозируемой прибыли. Если ставка по проекту не задана - система берет базовую. Это сокращает время на формирование и выставление счетов.
  • Интегрировали систему с модулем трекинга рабочего времени сотрудников. Из модуля в систему поступает информация по возможной нагрузке сотрудников с учетом плановых и не плановых отсутствий, внесенное рабочее время по задачам. Вся информация по задачам и проектам хранится в одном месте.
  • Разработка заняла 5 месяцев. Всего в проекте участвовало до 3 разработчиков в разные периоды, 1 менеджер и 1 тестировщик.
Технологии
  • Java
  • Spring
  • SAP ERP
Результат
  • Многопользовательский режим доступа с разграничением прав. Работники видят свою загрузку по задачам и срокам, менеджеры видят и загрузку, и важные для компании отчеты на ее основе.
  • Объективное понимание уровня загрузки сотрудников и более точное прогнозирование будущей прибыли.
  • Разработка прозрачных автоматических отчетов по требованиям заказчика. Все нужные данные подгружаются из внешних систем и агрегируются в отчеты.
  • Экономия на разработке. Разработка отдельного модуля с возможностью интеграции с SAP ERP под требования клиента вышла дешевле, чем доработка базового функционала SAP.
  • Решение максимально соответствует бизнес-потребностям клиента. Позволяет ему развивать бизнес, внедряя автоматизацию в свои бизнес-процессы.
  • В 2 раза ускорился процесс формирования счетов за счет автоматизации выгрузки данных по выполненным работам.
  • Успешная оцифровка административных бизнес-процессов. В системе комфортно могут работают до 130 пользователей одновременно.
Рассчитать стоимость
Разработка IT-решений Разработка IT-решений