Конструктор коммерческих предложений

Автоматизировали создание коммерческих предложений для европейской IT-компании

Ситуация

Клиент - крупный европейский IT-интегратор со штатом 500+ сотрудников. Специализируется на SAP-решениях, хостинге ERP-систем, облачных технологиях, автоматизации бизнес-процессов, RPA-решениях и анализе больших данных.

В компании разработана линейка из 80 IT-продуктов и услуг. Каждый продукт имеет свои параметры, характеристики, виды калькуляции и цены. Коммерческое предложение составляется, как набор из продуктов и услуг, собранных в едином документе с калькуляцией под конкретного клиента.

Каждое предложение клиенту должно быть экономически обоснованным. Для этого мы разработали систему расчета экономической рентабельности в разрезе нескольких лет. В расчете учитываются риск менеджмент при реализации проектов.

До реализации проекта информация по каждому продукту хранилась в отдельных docx-файлах, а расчеты выполнялись в excel-таблицах. Данные разнились, появлялись ошибки. Весь процесс согласования и подготовки оффера клиентам занимал у менеджера по продажам несколько дней.

Цель проекта - автоматизировать управление продуктами для ускорения и упрощения процесса создания коммерческого предложения.

Задачи проекта:

  1. Создать единое хранилище всей продуктовой линейки с полным описанием.
  2. Подготовить единые для всех сотрудников шаблоны документов.
  3. Разработать конструктор клиентских предложений.
  4. Автоматизировать расчет экономической обоснованности коммерческого предложения клиенту.
  5. Сделать выгрузку документов в современные форматы docx, pdf, xls.
Решение
  • Разработка проекта проходила в два этапа: первым этапом разработали каталог продуктов, вторым - конструктор коммерческих предложений.
  • Проработка каталога. Исходные файлы с информацией по продуктам содержались в формате MS Word, docx. Мы разработали алгоритм их импорта в систему. Программа автоматически их считывает и формирует базу с каталогом продуктов у себя в системе. Структура каталога выглядит так: тип решения (аналитические, гибридные), затем идут группы с наименованием продукта (SAP Basis Operation), в которых содержатся опции (возможности, цены, ответственные).
  • Сборка коммерческих предложений. Поскольку в коммерческих предложениях всегда пишется стоимость услуг/продуктов, мы продумали функцию расчета стоимости с нужными клиенту экономическими показателями для оценки рентабельности сделки. Например, в системе учитываются риски и операционная прибыль.
  • Реализация раздела с заготовками и контрактами. Заготовки - это уже готовые наборы данных для быстрой отправки. Контракты - принятые коммерческие предложения с заключенным договором. Таким образом экономится время на формирование отчетов и отслеживается успешность работы менеджеров, стадии сделки.
  • Разработка раздела “Отчеты”. В этом разделе заложили функцию автоматического перевода HTML-кода в PDF и docx. Знать HTML не обязательно: мы встроили режим визуального редактора. Конвертацию кода в PDF и docx делают крупные и дорогие продукты. Например, сам Microsoft Word или Adobe Acrobat. Мы же создали собственное решение быстро, просто и дешево. Менеджеры клиента вставляют необходимые блоки из разных документов и автоматически генерируют отчет в нужном формате. Обычно сотрудники используют эту возможность для индивидуальной демонстрации конкретного продукта клиентам.
  • Экспорт файлов в docx. Формат docx - один из наиболее сложных форматов для ИТ-разработки. Он плохо поддается “контролю”. Обычно разработчики предпочитают более простые форматы PDF или xls. Тем не менее, мы написали алгоритм для адекватного экспорта файлов из системы в нужном клиенту формате. Экспорт в docx происходит за один клик.
  • Реализовали первую версию продукта за 4 месяца по методологии Agile. С тех пор дорабатываем и развиваем проект. В будущем планируем интегрировать решение с другими системами клиента.
Технологии
  • Java
  • Spring
  • Hibernate
  • JPA
Результат
  • Менеджеры по продажам получили удобный инструмент, упрощающий работу с коммерческими предложениями.
  • Время на подготовку коммерческого предложения сократилось на 50%.
  • Клиент получил удобную систему для продуктового менеджмента. Все данные о продуктах хранятся в одном месте, их легко редактировать. Это упрощает и ускоряет работу с продуктом, позволяет более эффективно вести сделки с потенциальными клиентами.
  • Руководитель отдела продаж отслеживает рентабельность и эффективность работы своих сотрудников по встроенным отчетам.
Рассчитать стоимость
Разработка IT-решений Разработка IT-решений